Jauns dokumentu pārvaldības veids: RFID intelektuālā failu pārvaldības sistēma

Efektīvu laikmetu meklējumos cilvēki pastāvīgi meklē modernākas tehnoloģijas un metodes arhīvu pārvaldības darba optimizēšanai radās RFID tehnoloģija. Balstoties uz RFID tehnoloģiju, failu pārvaldības sistēma, apvienojot RFID pārvaldības tagu un failu pārvaldības sistēmu, ne tikai efektīvi uzlabo failu pārvaldības efektivitāti un vienkāršo pārvaldības procesu, bet arī ievērojami samazina failu pārvaldnieku darba slodzi.

Tehniskās grūtības, ar kurām saskaras tradicionālā arhīvu pārvaldība:

1. failu glabāšanas secību ir viegli izjaukt. Manuālas darbības nejaušības un neizbēgamo kļūdu dēļ failu glabāšanas secība bieži kļūst haotiska, kā rezultātā to ir grūti atrast.

2. Failu verifikācija un piekļuve tiem ir laikietilpīga. Pieaugot failu lielumam un daudzveidībai, lai atrastu un pārbaudītu konkrētu failu, bieži vien ir jāpārskata visi faili pa vienam, kas ir neefektīvi.

3. Arhīvu informācijas tehnoloģiju līmenis ir relatīvi zems. Izmantojot tradicionālās pārvaldības metodes, ir grūti panākt visaptverošu arhīvu informācijas tehnoloģiju pārvaldību, un manuālos ierakstus ir grūti izmantot arhīvos savlaicīgai un precīzai statistikai.

4. arhīva inventarizācija ir neefektīva. Ņemot vērā milzīgo failu skaitu, visaptveroša inventarizācija ir gandrīz neiespējams uzdevums, darba slodze ir milzīga un laikietilpīga.

RFID tehnoloģijas ieviešana tradicionālajā failu pārvaldības sistēmā ir nesusi revolucionāras pārmaiņas. RFID jeb radiofrekvenču identifikācijas tehnoloģija ir viena no svarīgākajām tehnoloģijām lietu interneta jomā. Pateicoties bezvadu signāla bezkontakta automātiskās pārraides identifikācijas tehnoloģijai, tā ar savu automātisko identifikāciju, mobilo piekļuvi, ārpus laika un telpas ierobežojumiem un citām īpašībām un priekšrocībām tiek plaši izmantota visās sabiedrības jomās. Antena, birka un lasītājs veido trīs RFID tehnoloģijas galvenās sastāvdaļas, kas ir atbildīgas par informācijas pārraidi, glabāšanu, nolasīšanu un identifikāciju.

Salīdzinot ar tradicionālo svītrkodu, RFID tehnoloģijai ir ievērojamas priekšrocības, piemēram, ilgs kalpošanas laiks, laba drošības veiktspēja, liela informācijas glabāšanas ietilpība, uzlabota un ātra bezvadu sakaru lasīšanas metode. Šīs priekšrocības ļauj RFID tehnoloģijai efektīvi atvieglot tradicionālās failu pārvaldības slodzi, tādējādi atbrīvojot arhivāru no apgrūtinošā darba. Balstoties uz RFID tehnoloģiju, arhīvu intelektiskā pārvaldības sistēma, integrējot un optimizējot arhīvu pozicionēšanu un navigāciju, piekļuves kontroles sistēmu, birku savākšanu, plauktu un inventarizācijas platformu, pašapkalpošanās arhīvu aizņemšanos un atgriešanu, kā arī arhīvu pakalpojumu darbstacijas un citu sistēmas programmatūru, tiek veicināts personalizēts arhīvu pakalpojumu režīms un panākts ātrs un efektīvs arhīvu biznesa pārvaldības režīms.

RFID failu skapja viedās pārvaldības priekšrocību piemērošanas arhīvos galvenokārt atspoguļojas šādos aspektos:

1. RFID lasītājs ar ātras skenēšanas spēju var identificēt vairākus RFID birkavienlaikus, tādējādi ievērojami uzlabojot pārvaldības efektivitāti. Vairāku tagu atpazīšana padara informācijas piekļuvi arhīvu ieejai un izejai ātrāku un efektīvāku.

2, RFID tagi ir mazi, dažādu formu, tos ir viegli iegult vai pievienot failam, un tie ne tikai nav viegli iznīcināmi, bet arī uzlabo drošību.

3. RFID tagus var atkārtoti izmantot, un tajos saglabātos datus var dinamiski atjaunināt. Failu pārvaldības projektā RFID tags ir piesaistīts failu maisam, un pat ja mainās biznesa process, RFID tags var arī reāllaikā modificēt informāciju, lai pielāgotos jaunām vajadzībām, samazinātu ieviešanas izmaksas un panāktu efektīvāku pārvaldību.