Nov način upravljanja dokumentov: RFID sistem za inteligentno upravljanje datotek

V prizadevanju za učinkovitost časa ljudje nenehno iščejo naprednejšo tehnologijo in metode za optimizacijo dela pri upravljanju arhivov, zato je nastala tehnologija RFID. Sistem za upravljanje datotek, ki temelji na tehnologiji RFID, s kombinacijo oznak za upravljanje RFID in sistema za upravljanje datotek ne le učinkovito izboljša učinkovitost upravljanja datotek, poenostavi postopek upravljanja, temveč tudi znatno zmanjša delovno obremenitev upravljavcev datotek.

Tehnične težave, s katerimi se sooča tradicionalno upravljanje arhivov:

1. Vrstni red shranjevanja datotek je enostavno porušiti. Zaradi naključnosti ročnega delovanja in neizogibnih napak vrstni red shranjevanja datotek pogosto postane kaotičen, zaradi česar je njihovo iskanje težko.

2, preverjanje datotek in dostop do njih sta zamudna. Zaradi naraščajoče velikosti in raznolikosti datotek je za iskanje in preverjanje določene datoteke pogosto treba pregledati vse datoteke eno za drugo, kar je neučinkovito.

3, stopnja informacijske tehnologije v arhivih je relativno nizka. Tradicionalne metode upravljanja težko dosežejo celovito informacijsko tehnologijo upravljanja arhivov, ročne evidence pa težko uporabljajo arhive za pravočasno in natančno statistiko.

4, arhivski popis je neučinkovit. Zaradi ogromnega števila datotek je celovit popis skoraj nemogoča naloga, delovna obremenitev pa je ogromna in dolgotrajna.

Uvedba tehnologije RFID v tradicionalni sistem upravljanja datotek je prinesla revolucionarne spremembe. RFID, torej tehnologija radiofrekvenčne identifikacije, je ena pomembnih tehnologij na področju interneta stvari. S pomočjo brezžičnega signala brezkontaktne tehnologije samodejnega prenosa signala se široko uporablja na vseh področjih družbe, s svojo avtomatsko identifikacijo, mobilnim dostopom, ki presega omejitve časa in prostora ter druge značilnosti in prednosti. Antena, oznaka in bralnik so tri ključne komponente tehnologije RFID, ki so odgovorne za prenos, shranjevanje, branje in identifikacijo informacij.

V primerjavi s tradicionalno črtno kodo ima tehnologija RFID pomembne prednosti, kot so dolga življenjska doba, dobra varnostna zmogljivost, veliko prostora za shranjevanje informacij ter napredna in hitra metoda brezžičnega branja. Zaradi teh prednosti lahko tehnologija RFID učinkovito zmanjša pritisk tradicionalnega upravljanja datotek in arhivarjem olajša delo. Inteligentni sistem upravljanja arhivov, ki temelji na tehnologiji RFID, z integracijo in optimizacijo pozicioniranja in navigacije arhiva, sistema za nadzor dostopa, zbiranja oznak, polic in inventarja, samopostrežne izposoje in vračila arhivov ter delovnih postaj za arhivske storitve in druge sistemske programske opreme spodbuja personaliziran način arhivskih storitev ter dosega hiter in učinkovit način upravljanja arhivskega poslovanja.

Prednosti uporabe RFID omarice za datoteke v arhivih inteligentnega upravljanja se odražajo predvsem v naslednjih vidikih:

1, RFID bralnik s hitrim skeniranjem, lahko prepozna več RFID oznakahkrati, s čimer se znatno izboljša učinkovitost upravljanja. Prepoznavanje več oznak omogoča hitrejši in učinkovitejši dostop do informacij v arhivu in iz njega.

2, RFID oznake so majhne, ​​različnih oblik, enostavne za vdelavo ali pritrditev na datoteko, ne le da jih ni enostavno uničiti, ampak tudi izboljšajo varnost.

3, RFID oznake je mogoče ponovno uporabiti, podatke, shranjene v njih, pa je mogoče dinamično posodabljati. V projektu upravljanja datotek je RFID oznaka vezana na vrečko z datotekami, tudi če se poslovni proces spremeni, lahko RFID oznaka v realnem času spreminja informacije, da se prilagodi novim potrebam, zmanjša stroške izvedbe in doseže učinkovitejše upravljanje.