Нов начин за управление на документи: RFID интелигентна система за управление на файлове

В преследване на ефективност, хората непрекъснато търсят по-модерни технологии и методи за оптимизиране на работата по управление на архиви, затова се появи RFID технологията. Базирана на RFID технологията, системата за управление на файлове чрез комбиниране на RFID етикет за управление и система за управление на файлове не само ефективно подобрява ефективността на управлението на файлове, опростява процеса на управление, но и значително намалява натоварването на файловите мениджъри.

Технически трудности, пред които е изправено традиционното управление на архиви:

1, редът на съхранение на файлове лесно може да бъде нарушен. Поради произволността на ръчните операции и неизбежните грешки, редът на съхранение на файлове често става хаотичен, което води до трудности при намирането им.

2, проверката на файловете и достъпът до тях отнемат много време. С нарастващия размер и разнообразие от файлове, за да се намери и провери определен файл, често е необходимо да се проверяват всички файлове един по един, което е неефективно.

3, степента на информационно-технологичност на архивите е сравнително ниска. Традиционните методи за управление са трудни за постигане на цялостно информационно-технологично управление на архивите, а ръчното записване е трудно за използване на архивите за навременна и точна статистика.

4, инвентаризацията на архивите е неефективна. Предвид огромния брой файлове, цялостната инвентаризация е почти невъзможна задача, натоварването е огромно и отнема много време.

Въвеждането на RFID технологията в традиционните системи за управление на файлове доведе до революционни промени. RFID, т.е. технология за радиочестотна идентификация, е една от важните технологии в областта на Интернет на нещата. Тя се използва широко във всички сфери на обществото, благодарение на безконтактното автоматично предаване на безжичен сигнал, автоматичната идентификация, мобилния достъп, отвъд ограниченията на времето и пространството, както и други характеристики и предимства. Антена, етикет и четец съставляват трите основни компонента на RFID технологията, които са отговорни за предаването, съхранението, четенето и идентификацията на информация.

В сравнение с традиционния баркод, RFID технологията има значителни предимства, като дълъг експлоатационен живот, добра сигурност, голямо пространство за съхранение на информация и усъвършенстван и бърз метод за четене чрез безжична комуникация. Тези предимства позволяват на RFID технологията ефективно да облекчи натиска от традиционното управление на файлове, като по този начин освободи архивиста от тромавата работа. Базирана на RFID технология, интелигентната система за управление на архиви, чрез интегриране и оптимизиране на позиционирането и навигацията на архивите, системата за контрол на достъпа, събирането на етикети, платформата за стелажи и инвентаризация, самообслужването за заемане и връщане на архиви, както и работните станции за архивни услуги и друг системен софтуер, насърчава персонализирания режим на архивно обслужване и постига бързо и ефективно управление на архивния бизнес.

RFID файлов шкаф в архивите на интелигентно управление на приложението на предимствата се отразяват главно в следните аспекти:

1, RFID четец с възможност за бързо сканиране, може да идентифицира множество RFID етикетедновременно, като по този начин значително подобрява ефективността на управлението. Разпознаването на множество етикети прави достъпа до информацията в и извън архивите по-бърз и ефикасен.

2, RFID етикетите са малки, с разнообразни форми, лесни за вграждане или прикрепване към файла, не само не са лесни за унищожаване, но и подобряват сигурността.

3, RFID етикетите могат да се използват повторно, а данните, съхранявани в тях, могат да се актуализират динамично. В проекта за управление на файлове, RFID етикетът е обвързан с файловата торба, дори ако бизнес процесът се промени, RFID етикетът може да променя информацията в реално време, за да се адаптира към новите нужди, да намали разходите за внедряване и да постигне по-ефективно управление.