Naujas dokumentų valdymo būdas: RFID intelektuali failų valdymo sistema

Siekdami efektyvaus darbo, žmonės nuolat ieško pažangesnių technologijų ir metodų archyvų valdymo darbui optimizuoti, todėl atsirado RFID technologija. RFID technologijos pagrindu sukurta failų valdymo sistema, sujungta su RFID valdymo žyme ir failų valdymo sistema, ne tik efektyviai pagerina failų valdymo efektyvumą, supaprastina valdymo procesą, bet ir žymiai sumažina failų tvarkytojų darbo krūvį.

Techniniai sunkumai, su kuriais susiduria tradicinis archyvų valdymas:

1. Failų saugojimo tvarką lengva sutrikdyti. Dėl rankinio veikimo atsitiktinumo ir neišvengiamų klaidų failų saugojimo tvarka dažnai tampa chaotiška, todėl ją sunku rasti.

2, failų tikrinimas ir prieiga prie jų užima daug laiko. Didėjant failų dydžiui ir įvairovei, norint rasti ir patikrinti konkretų failą, dažnai reikia peržiūrėti visus failus po vieną, o tai neefektyvu.

3. Archyvų informacinių technologijų lygis yra gana žemas. Tradiciniais valdymo metodais sunku pasiekti išsamų archyvų informacinių technologijų valdymą, rankinius įrašus sunku naudoti archyvuose, kad būtų galima laiku gauti tikslią statistiką.

4. Archyvų inventorizacija yra neefektyvi. Esant didžiuliam bylų skaičiui, išsami inventorizacija yra beveik neįmanoma užduotis, darbo krūvis yra milžiniškas ir užima daug laiko.

RFID technologijos diegimas tradicinėse failų valdymo sistemose atnešė revoliucinius pokyčius. RFID, t. y. radijo dažnių identifikavimo technologija, yra viena iš svarbių technologijų daiktų interneto srityje. Ji yra belaidžio signalo bekontakčio automatinio perdavimo identifikavimo technologija, pasižyminti automatiniu identifikavimu, mobiliąja prieiga, neribojančia laiko ir erdvės bei kitomis savybėmis ir privalumais, plačiai naudojama visose visuomenės srityse. Antena, žyma ir skaitytuvas sudaro tris pagrindinius RFID technologijos komponentus, kurie yra atsakingi už informacijos perdavimą, saugojimą, skaitymą ir identifikavimą.

Palyginti su tradiciniu brūkšniniu kodu, RFID technologija turi reikšmingų pranašumų, tokių kaip ilgas tarnavimo laikas, geras saugumo lygis, didelė informacijos saugykla, pažangus ir greitas belaidis skaitymo metodas. Dėl šių privalumų RFID technologija gali veiksmingai sumažinti tradicinio bylų valdymo naštą, kad archyvaras galėtų atsikratyti sudėtingo darbo. RFID technologija paremta išmanioji archyvų valdymo sistema, integruojant ir optimizuojant archyvų padėties nustatymo ir navigacijos, prieigos kontrolės sistemos, žymų rinkimo, lentynų ir inventorizacijos platformos, savitarnos archyvų skolinimosi ir grąžinimo, taip pat archyvų aptarnavimo darbo stočių ir kitos sistemos programinės įrangos funkcijas, skatina suasmenintą archyvų aptarnavimo režimą ir užtikrina greitą bei efektyvų archyvų verslo valdymą.

RFID bylų spintelės išmaniojo valdymo archyvuose privalumai daugiausia atsispindi šiuose aspektuose:

1, RFID skaitytuvas su greito nuskaitymo galimybe gali atpažinti kelis RFID žymatuo pačiu metu, taip žymiai pagerinant valdymo efektyvumą. Kelių žymų atpažinimas leidžia greičiau ir efektyviau pasiekti informaciją iš archyvų.

2, RFID žymės yra mažos, įvairios formos, lengvai įdedamos arba pritvirtinamos prie failo, ne tik nesunaikinamos, bet ir pagerina saugumą.

3. RFID žymas galima pakartotinai naudoti, jose saugomus duomenis galima dinamiškai atnaujinti. Failų valdymo projekte RFID žyma yra susieta su bylų krepšiu, todėl net ir pasikeitus verslo procesui, RFID žyma taip pat gali realiuoju laiku modifikuoti informaciją, kad prisitaikytų prie naujų poreikių, sumažintų diegimo išlaidas ir pasiektų efektyvesnį valdymą.