दस्तऐवज व्यवस्थापनाची नवीन पद्धत: RFID इंटेलिजेंट फाईल व्यवस्थापन प्रणाली

कार्यक्षम काळाच्या शोधात, लोक संग्रहण व्यवस्थापनाचे काम अधिक कार्यक्षम करण्यासाठी सतत अधिक प्रगत तंत्रज्ञान आणि पद्धतींच्या शोधात असतात, आणि याच शोधातून RFID तंत्रज्ञानाचा उदय झाला. RFID तंत्रज्ञानावर आधारित फाइल व्यवस्थापन प्रणालीमध्ये, RFID व्यवस्थापन टॅग आणि फाइल व्यवस्थापन प्रणाली यांना एकत्रित करून, केवळ फाइल व्यवस्थापनाची कार्यक्षमता प्रभावीपणे सुधारली जात नाही आणि व्यवस्थापन प्रक्रिया सुलभ केली जात नाही, तर फाइल व्यवस्थापकांचा कामाचा भार देखील लक्षणीयरीत्या कमी होतो.

पारंपरिक अभिलेखागार व्यवस्थापनास भेडसावणाऱ्या तांत्रिक अडचणी:

१, फाईल साठवण्याचा क्रम सहज विस्कळीत होऊ शकतो. हाताने केलेल्या कामातील अनियमितता आणि अपरिहार्य चुकांमुळे, फाईल साठवण्याचा क्रम अनेकदा गोंधळलेला होतो, ज्यामुळे ती फाईल शोधणे कठीण होते.

२, फाईलची पडताळणी आणि ती मिळवणे वेळखाऊ आहे. फाईल्सचा आकार आणि विविधता वाढत असल्यामुळे, एखादी विशिष्ट फाईल शोधण्यासाठी आणि तिची पडताळणी करण्यासाठी, अनेकदा सर्व फाईल्स एक-एक करून तपासाव्या लागतात, जे अकार्यक्षम आहे.

३, अभिलेखागारांमधील माहिती तंत्रज्ञानाची पातळी तुलनेने कमी आहे. पारंपारिक व्यवस्थापन पद्धतींद्वारे अभिलेखागारांचे सर्वसमावेशक माहिती तंत्रज्ञान व्यवस्थापन साध्य करणे अवघड आहे, तसेच हस्तलिखित नोंदींमुळे अभिलेखागारांचा वेळेवर आणि अचूक सांख्यिकीसाठी वापर करणे कठीण होते.

४, अभिलेखागाराची सूची तयार करण्याची पद्धत अकार्यक्षम आहे. फाईल्सच्या प्रचंड संख्येसमोर, एक सर्वसमावेशक सूची तयार करणे हे जवळजवळ एक अशक्य काम आहे, कामाचा बोजा प्रचंड आणि वेळखाऊ आहे.

पारंपारिक फाइल व्यवस्थापन प्रणालीमध्ये RFID तंत्रज्ञानाच्या आगमनाने क्रांतिकारक बदल घडवून आणले आहेत. RFID, म्हणजेच रेडिओ फ्रिक्वेन्सी आयडेंटिफिकेशन टेक्नॉलॉजी, हे इंटरनेट ऑफ थिंग्जच्या क्षेत्रातील एक महत्त्वाचे तंत्रज्ञान आहे. हे वायरलेस सिग्नलच्या साहाय्याने केले जाणारे, संपर्करहित स्वयंचलित प्रसारण ओळख तंत्रज्ञान आहे. त्याच्या स्वयंचलित ओळख, मोबाइल ॲक्सेस, वेळ आणि जागेच्या मर्यादांच्या पलीकडील वैशिष्ट्ये आणि फायद्यांमुळे, याचा समाजाच्या सर्व क्षेत्रांमध्ये मोठ्या प्रमाणावर वापर केला जातो. अँटेना, टॅग आणि रीडर हे RFID तंत्रज्ञानाचे तीन मुख्य घटक आहेत, जे माहितीचे प्रसारण, साठवणूक, वाचन आणि ओळख यासाठी जबाबदार असतात.

पारंपारिक बारकोडच्या तुलनेत, RFID तंत्रज्ञानाचे अनेक महत्त्वपूर्ण फायदे आहेत, जसे की दीर्घ सेवाकाळ, उत्तम सुरक्षा क्षमता, प्रचंड माहिती साठवण क्षमता आणि प्रगत व वेगवान वायरलेस कम्युनिकेशन वाचन पद्धत. या फायद्यांमुळे RFID तंत्रज्ञान पारंपारिक फाइल व्यवस्थापनाचा ताण प्रभावीपणे कमी करू शकते, ज्यामुळे अभिलेखागारातील कर्मचाऱ्यांचा किचकटपणा दूर होतो. RFID तंत्रज्ञानावर आधारित अभिलेखागार बुद्धिमान व्यवस्थापन प्रणालीमध्ये, अभिलेखागार स्थाननिश्चिती आणि नेव्हिगेशन, प्रवेश नियंत्रण प्रणाली, टॅग संकलन, शेल्फिंग आणि इन्व्हेंटरी प्लॅटफॉर्म, अभिलेखागारांची स्व-सेवा पद्धतीने उधार घेणे आणि परत करणे, तसेच अभिलेखागार सेवा वर्कस्टेशन्स आणि इतर सिस्टीम सॉफ्टवेअर यांचे एकत्रीकरण आणि अनुकूलन करून, एक वैयक्तिकृत अभिलेखागार सेवा पद्धतीला प्रोत्साहन दिले जाते आणि एक जलद व कार्यक्षम अभिलेखागार व्यवसाय व्यवस्थापन पद्धती साध्य केली जाते.

अभिलेखागारांच्या बुद्धिमान व्यवस्थापनामध्ये RFID फाइल कॅबिनेटच्या वापराचे फायदे प्रामुख्याने खालील बाबींमध्ये दिसून येतात:

१, जलद स्कॅनिंग क्षमतेसह असलेला RFID रीडर, एकाधिक ओळख पटवू शकतो. आरएफआयडी टॅगत्याच वेळी, त्यामुळे व्यवस्थापन कार्यक्षमतेत लक्षणीय सुधारणा होते. मल्टी-टॅग ओळख प्रणालीमुळे अभिलेखागारातील माहितीची देवाणघेवाण अधिक जलद आणि कार्यक्षमतेने होते.

२, RFID टॅग लहान, विविध आकारांचे असतात, ते फाईलमध्ये सहजपणे बसवता किंवा जोडता येतात, त्यामुळे ते सहज नष्ट होत नाहीतच, शिवाय सुरक्षा देखील वाढवतात.

३, RFID टॅग पुन्हा वापरता येतात आणि त्यामध्ये साठवलेला डेटा गतिमानपणे अद्ययावत केला जाऊ शकतो. फाइल व्यवस्थापन प्रकल्पामध्ये, RFID टॅग फाइल बॅगला जोडलेला असतो, त्यामुळे व्यावसायिक प्रक्रिया बदलली तरीही, RFID टॅग नवीन गरजांशी जुळवून घेण्यासाठी रिअल-टाइममध्ये माहितीमध्ये बदल करू शकतो, अंमलबजावणीचा खर्च कमी करू शकतो आणि अधिक कार्यक्षम व्यवस्थापन साध्य करू शकतो.