Нови начин управљања документима: РФИД интелигентни систем за управљање датотекама

У потрази за ефикаснијим временом, људи стално траже напредније технологије и методе за оптимизацију рада у управљању архивама, па је настала РФИД технологија. Заснован на РФИД технологији, систем управљања датотекама путем комбинације РФИД ознаке за управљање и система за управљање датотекама не само да ефикасно побољшава ефикасност управљања датотекама, поједностављује процес управљања, већ и значајно смањује оптерећење менаџера датотека.

Техничке потешкоће са којима се суочава традиционално управљање архивама:

1, редослед складиштења датотека се лако може пореметити. Због случајности ручног рада и неизбежних грешака, редослед складиштења датотека често постаје хаотичан, што доводи до тога да је њихово проналажење тешко.

2, верификација датотека и приступ њима одузимају много времена. Са све већом величином и разноликошћу датотека, да би се пронашла и верификовала одређена датотека, често је потребно прегледати све датотеке једну по једну, што је неефикасно.

3, степен информационе технологије архива је релативно низак. Традиционалним методама управљања је тешко постићи свеобухватно информационо управљање архивама, ручне евиденције је тешко користити у архивама за благовремену и тачну статистику.

4, инвентар архиве је неефикасан. С обзиром на огроман број досијеа, свеобухватан инвентар је готово немогућ задатак, обим посла је огроман и одузима много времена.

Увођење РФИД технологије у традиционални систем управљања датотекама донело је револуционарне промене. РФИД, односно технологија радиофреквентне идентификације, једна је од важних технологија у области Интернета ствари. Уз помоћ бежичног сигнала, технологије аутоматске идентификације без контакта, са својом аутоматском идентификацијом, мобилним приступом, изван ограничења времена и простора и другим карактеристикама и предностима, широко се користи у свим областима друштва. Антена, ознака и читач чине три основне компоненте РФИД технологије, које су одговорне за пренос, складиштење, читање и идентификацију информација.

У поређењу са традиционалним бар-кодовима, РФИД технологија има значајне предности, као што су дуг век трајања, добре безбедносне перформансе, велика количина складиштења информација, напредан и брз метод очитавања бежичном комуникацијом. Ове предности чине РФИД технологију способном да ефикасно ублажи притисак традиционалног управљања датотекама, тако да архивиста лакше ради. Интелигентни систем управљања архивом, заснован на РФИД технологији, интегрише и оптимизује позиционирање и навигацију архиве, систем контроле приступа, прикупљање ознака, платформу за полице и инвентар, самостално позајмљивање и враћање архиве, као и радне станице за архивске услуге и други системски софтвер, промовише персонализовани режим архивских услуга и постиже брз и ефикасан режим управљања архивским пословањем.

РФИД картотека у архиви интелигентног управљања применом предности се углавном огледа у следећим аспектима:

1, РФИД читач са могућношћу брзог скенирања, може идентификовати више РФИД ознакас истовремено, чиме се значајно побољшава ефикасност управљања. Препознавање више ознака омогућава бржи и ефикаснији приступ информацијама из архиве и ван ње.

2, РФИД ознаке су мале, различитих облика, лако се уграђују или причвршћују на датотеку, не само да их није лако уништити, већ и побољшавају безбедност.

3, РФИД ознаке се могу поново користити, подаци сачувани у њима могу се динамички ажурирати. У пројекту управљања датотекама, РФИД ознака је везана за кесу са датотекама, чак и ако се пословни процес промени, РФИД ознака такође може да модификује информације у реалном времену како би се прилагодила новим потребама, смањила трошкове имплементације и постигла ефикасније управљање.