A dokumentumkezelés új módja: RFID intelligens fájlkezelő rendszer

A hatékony idők keresése során az emberek folyamatosan keresik a fejlettebb technológiákat és módszereket az archívumkezelési munka optimalizálására, így született meg az RFID technológia. Az RFID technológián alapuló fájlkezelő rendszer az RFID-kezelő címke és a fájlkezelő rendszer kombinációján keresztül nemcsak hatékonyan javítja a fájlkezelés hatékonyságát és egyszerűsíti a kezelési folyamatot, hanem jelentősen csökkenti a fájlkezelők munkaterhelését is.

A hagyományos archívumkezelés technikai nehézségei:

1. A fájlok tárolásának sorrendje könnyen felborulhat. A kézi műveletek véletlenszerűsége és az elkerülhetetlen hibák miatt a fájlok tárolásának sorrendje gyakran kaotikussá válik, ami megnehezíti a megtalálását.

2. A fájlok ellenőrzése és elérése időigényes. A fájlok méretének és változatosságának növekedésével egy adott fájl megtalálásához és ellenőrzéséhez gyakran egyesével kell átvizsgálni az összes fájlt, ami nem hatékony.

3. Az archívumok informatikai felszereltsége viszonylag alacsony. A hagyományos kezelési módszerekkel nehéz átfogó informatikai archívumkezelést megvalósítani, a kézi nyilvántartások pedig megnehezítik az archívumok időszerű és pontos statisztikáinak elkészítését.

4, a levéltári leltározás nem hatékony. A hatalmas számú irat miatt egy átfogó leltározás szinte lehetetlen feladat, a munkamennyiség hatalmas és időigényes.

Az RFID-technológia bevezetése a hagyományos fájlkezelő rendszerekbe forradalmi változásokat hozott. Az RFID, azaz a rádiófrekvenciás azonosítási technológia a dolgok internetének egyik fontos technológiája. Vezeték nélküli jelátviteli, érintésmentes automatikus azonosító technológiájának köszönhetően, automatikus azonosításával, mobil hozzáférésével, időbeli és térbeli korlátokon túlmutató jellemzőivel és előnyeivel széles körben elterjedt a társadalom minden területén. Az antenna, a címke és az olvasó alkotja az RFID-technológia három fő alkotóelemét, amelyek az információk továbbításáért, tárolásáért, olvasásáért és azonosításáért felelősek.

A hagyományos vonalkóddal összehasonlítva az RFID technológia jelentős előnyökkel rendelkezik, mint például a hosszú élettartam, a jó biztonsági teljesítmény, a nagy adattárolási kapacitás, valamint a fejlett és gyors vezeték nélküli kommunikációs olvasási módszer. Ezek az előnyök lehetővé teszik, hogy az RFID technológia hatékonyan enyhítse a hagyományos fájlkezelés terheit, így az archivátor megszabadul a nehézkes munkától. Az RFID technológiára épülő intelligens archiválás-kezelő rendszer az archiválás pozicionálásának és navigációjának, a hozzáférés-vezérlő rendszernek, a címkegyűjtésnek, a polcrendszernek és a leltározási platformnak, az önkiszolgáló kölcsönzésnek és visszaadásnak, valamint az archiválást végző munkaállomásoknak és egyéb rendszerszoftvereknek az integrációján és optimalizálásán keresztül elősegíti a személyre szabott archiválási szolgáltatási módot, és gyors és hatékony archiválási üzletviteli módot valósít meg.

Az intelligens alkalmazáskezelés archívumában található RFID irattartó szekrény előnyei főként a következő szempontokban tükröződnek:

1, gyors szkennelési képességgel rendelkező RFID-olvasó, amely több azonosítására is képes RFID-címke...egyidejűleg, ezáltal jelentősen javítva a kezelési hatékonyságot. A többcímkés felismerés gyorsabbá és hatékonyabbá teszi az archívumokba be- és kimenő információkhoz való hozzáférést.

2, az RFID-címkék kicsik, változatos formájúak, könnyen beágyazhatók vagy rögzíthetők a fájlhoz, nemcsak nem könnyű megsemmisíteni őket, hanem javítják a biztonságot is.

3, az RFID-címkék újrafelhasználhatók, a bennük tárolt adatok dinamikusan frissíthetők. A fájlkezelési projektben az RFID-címke a fájlzsákhoz van kötve, így még az üzleti folyamatok változása esetén is az RFID-címke valós időben módosíthatja az információkat az új igényekhez való alkalmazkodás érdekében, csökkentheti a megvalósítási költségeket és hatékonyabbá teheti az irányítást.