El nou mode de gestió de documents: sistema intel·ligent de gestió d'arxius RFID

En la recerca de temps eficients, la gent busca constantment tecnologia i mètodes més avançats per optimitzar la feina de gestió d'arxius, i per això va sorgir la tecnologia RFID. Basat en la tecnologia RFID, el sistema de gestió d'arxius a través de l'etiqueta de gestió RFID i el sistema de gestió d'arxius combinats no només millora eficaçment l'eficiència de la gestió d'arxius, simplifica el procés de gestió i també redueix significativament la càrrega de treball dels gestors d'arxius.

Les dificultats tècniques que afronta la gestió tradicional d'arxius:

1, l'ordre d'emmagatzematge de fitxers és fàcil de ser alterat. A causa de l'aleatorietat de l'operació manual i els errors inevitables, l'ordre d'emmagatzematge de fitxers sovint esdevé caòtic, cosa que dificulta la seva cerca.

2, la verificació i l'accés a fitxers requereixen molt de temps. Amb l'augment de la mida i la varietat de fitxers, per trobar i verificar un fitxer en particular, sovint cal examinar tots els fitxers un per un, cosa ineficient.

3, el grau de tecnologia de la informació dels arxius és relativament baix. Els mètodes de gestió tradicionals són difícils d'aconseguir una tecnologia de la informació integral per a la gestió d'arxius, i els registres manuals són difícils d'utilitzar els arxius de manera oportuna i precisa en estadístiques.

4, l'inventari dels arxius és ineficient. Davant de la gran quantitat d'expedients, un inventari complet és gairebé una tasca impossible, la càrrega de treball és enorme i requereix molt de temps.

La introducció de la tecnologia RFID per al sistema tradicional de gestió d'arxius ha comportat canvis revolucionaris. La RFID, és a dir, la tecnologia d'identificació per radiofreqüència, és una de les tecnologies importants en el camp de la Internet de les coses. Amb l'ajuda de la tecnologia d'identificació per transmissió automàtica sense contacte de senyals sense fil, amb la seva identificació automàtica, accés mòbil, més enllà de les limitacions de temps i espai i altres característiques i avantatges, s'utilitza àmpliament en tots els àmbits de la societat. L'antena, l'etiqueta i el lector constitueixen els tres components bàsics de la tecnologia RFID, que són responsables de la transmissió, l'emmagatzematge, la lectura i la identificació de la informació.

En comparació amb el codi de barres tradicional, la tecnologia RFID té avantatges significatius, com ara una llarga vida útil, un bon rendiment de seguretat, un gran emmagatzematge d'informació i un mètode de lectura de comunicació sense fil avançat i ràpid. Aquests avantatges fan que la tecnologia RFID pugui alleujar eficaçment la pressió de la gestió d'arxius tradicional, de manera que l'arxiver s'estalvia la feina feixuga. Basat en la tecnologia RFID, el sistema de gestió intel·ligent d'arxius, mitjançant la integració i optimització del posicionament i la navegació d'arxius, el sistema de control d'accés, la recollida d'etiquetes, la plataforma d'emmagatzematge i inventari, el préstec i la devolució d'arxius d'autoservei, així com les estacions de treball de servei d'arxiu i altres programes de sistema, promou un mode de servei d'arxiu personalitzat i aconsegueix un mode de gestió empresarial d'arxius ràpid i eficient.

Els avantatges de l'aplicació de la gestió intel·ligent dels arxius RFID es reflecteixen principalment en els aspectes següents:

1, lector RFID amb capacitat d'escaneig ràpid, pot identificar múltiples Etiqueta RFIDalhora, millorant així significativament l'eficiència de la gestió. El reconeixement multietiqueta fa que l'accés a la informació d'entrada i sortida dels arxius sigui més ràpid i eficient.

2, les etiquetes RFID són petites, de formes diverses, fàcils d'incrustar o adjuntar a fitxers, no només no són fàcils de destruir, sinó que també milloren la seguretat.

3, les etiquetes RFID es poden reutilitzar i les dades que s'hi emmagatzemen es poden actualitzar dinàmicament. En el projecte de gestió d'arxius, l'etiqueta RFID està vinculada a la bossa d'arxius. Fins i tot si el procés empresarial canvia, l'etiqueta RFID també pot modificar la informació en temps real per adaptar-se a les noves necessitats, reduir els costos d'implementació i aconseguir una gestió més eficient.