Новиот режим на управување со документи: RFID Интелигентен систем за управување со датотеки

Во потрага по ефикасни времиња, луѓето постојано бараат понапредна технологија и методи за оптимизирање на работата за управување со архиви, па затоа се појави RFID технологијата. Врз основа на RFID технологијата, системот за управување со датотеки преку комбинирање на ознаки за управување со датотеки и систем за управување со датотеки, не само што ефикасно ја подобрува ефикасноста на управувањето со датотеки, го поедноставува процесот на управување, туку и значително го намалува работното оптоварување на менаџерите на датотеки.

Техничките тешкотии со кои се соочува традиционалното управување со архиви:

1, редоследот на складирање на датотеки лесно може да се наруши. Поради случајноста на рачното работење и неизбежните грешки, редоследот на складирање на датотеки често станува хаотичен, што резултира со тешкотија во неговото наоѓање.

2, проверката на датотеки и пристапот одзема многу време. Со зголемувањето на големината и разновидноста на датотеките, за да се пронајде и потврди одредена датотека, честопати треба да се прегледаат сите датотеки една по една, што е неефикасно.

3, степенот на информатичка технологија на архивите е релативно низок. Традиционалните методи на управување се тешки за постигнување на сеопфатна информатичка технологија на управување со архиви, рачни евиденции се тешки за користење на архивите во навремена и точна статистика.

4, архивскиот инвентар е неефикасен. Со оглед на огромниот број на датотеки, сеопфатниот инвентар е речиси невозможна задача, обемот на работа е огромен и одзема многу време.

Воведувањето на RFID технологијата за традиционалниот систем за управување со датотеки донесе револуционерни промени. RFID, односно технологијата за радиофреквентна идентификација, е една од важните технологии во областа на Интернет на нештата. Со помош на технологијата за безжична бесконтактна автоматска идентификација на сигнали, со својата автоматска идентификација, мобилен пристап, надвор од ограничувањата на времето и просторот и други карактеристики и предности, широко се користи во сите области на општеството. Антената, ознаката и читачот ги сочинуваат трите основни компоненти на RFID технологијата, кои се одговорни за пренос, складирање, читање и идентификација на информации.

Во споредба со традиционалниот баркод, RFID технологијата има значајни предности, како што се долг век на траење, добри безбедносни перформанси, голем простор за складирање на информации, напреден и брз метод на безжична комуникација за читање. Овие предности ја прават RFID технологијата ефикасно да го намали притисокот од традиционалното управување со датотеки, така што архиварот ќе се справи со макотрпната работа. Врз основа на RFID технологијата, интелигентниот систем за управување со архиви, преку интеграција и оптимизација на позиционирањето и навигацијата на архивите, системот за контрола на пристап, собирањето етикети, платформата за полици и инвентар, самопослужувањето со позајмување и враќање на архиви, како и работните станици за архивска услуга и друг системски софтвер, промовира персонализиран режим на архивска услуга и постигнување брз и ефикасен режим на управување со архивската дејност.

RFID датотечен кабинет во архивите на интелигентно управување со примената на предностите главно се рефлектираат во следните аспекти:

1, RFID читач со можност за брзо скенирање, може да идентификува повеќе РФИД ознакаs во исто време, со што значително се подобрува ефикасноста на управувањето. Препознавањето на повеќекратни ознаки го олеснува пристапот до информациите во и надвор од архивата побрз и поефикасен.

2, RFID ознаките се мали, разновидни форми, лесни за вградување или прикачување на датотеката, не само што не се лесни за уништување, туку и ја подобруваат безбедноста.

3, RFID ознаките можат да се користат повторно, податоците складирани во нив можат динамички да се ажурираат. Во проектот за управување со датотеки, RFID ознаката е врзана за кесата со датотеки, дури и ако деловниот процес се промени, RFID ознаката може да ги менува информациите во реално време за да се прилагоди на новите потреби, да ги намали трошоците за имплементација и да постигне поефикасно управување.