Nýja stillingin á skjalastjórnun: RFID snjallt skráastjórnunarkerfi

Í leit að hagkvæmari tímum eru menn stöðugt að leita að háþróaðri tækni og aðferðum til að hámarka skjalastjórnun. RFID-tækni varð til. Skjalastjórnunarkerfi byggt á RFID-tækni, með því að sameina RFID-stjórnunarmerki og skráastjórnunarkerfi, eykur það ekki aðeins skilvirkni skjalastjórnunar á áhrifaríkan hátt, einfaldar stjórnunarferlið, heldur dregur það einnig verulega úr vinnuálagi skjalastjóra.

Tæknilegir erfiðleikar sem hefðbundin skjalastjórnun stendur frammi fyrir:

1. Röð skráargeymslu er auðvelt að raska. Vegna handahófskenndrar handvirkrar aðgerðar og óhjákvæmilegra villna verður röð skráargeymslu oft óreiðukennd og erfitt að finna hana.

2, skráarstaðfesting og aðgangur að þeim er tímafrek. Með vaxandi stærð og fjölbreytni skráa þarf oft að skima allar skrárnar eina af annarri til að finna og staðfesta tiltekna skrá, sem er óhagkvæmt.

3. Upplýsingatækniþrep skjalasafna er tiltölulega lágt. Hefðbundnar stjórnunaraðferðir eiga erfitt með að ná fram alhliða upplýsingatækni í skjalastjórnun og handvirkar skrár eiga erfitt með að nota skjalasöfn á réttan og nákvæman hátt.

4, Birgðastaða skjalasafnsins er óhagkvæm. Í ljósi mikils fjölda skráa er ítarleg skráning nánast ómöguleg, vinnuálagið er gríðarlegt og tímafrekt.

Innleiðing RFID-tækni fyrir hefðbundin skráastjórnunarkerfi hefur leitt til byltingarkenndra breytinga. RFID, þ.e. útvarpsbylgjuauðkenningartækni, er ein mikilvægasta tæknin á sviði hlutanna internetsins. Hún er með hjálp þráðlausrar, snertilausrar sjálfvirkrar auðkenningartækni, með sjálfvirkri auðkenningu, farsímaaðgangi, utan takmarkana tíma og rúms og öðrum eiginleikum og kostum, mikið notuð á öllum sviðum samfélagsins. Loftnet, merki og lesari eru þrír kjarnaþættir RFID-tækninnar sem bera ábyrgð á sendingu, geymslu, lestri og auðkenningu upplýsinga.

Í samanburði við hefðbundna strikamerki hefur RFID-tækni verulega kosti, svo sem langan endingartíma, góða öryggisafköst, mikla geymslupláss fyrir upplýsingar og háþróaða og hraða þráðlausa samskiptaleið. Þessir kostir gera það að verkum að RFID-tækni getur dregið á áhrifaríkan hátt úr álagi hefðbundinnar skjalastjórnunar, sem hjálpar skjalavörðum að forðast fyrirhafnarvinnu. Byggt á RFID-tækni er greint skjalastjórnunarkerfi sem stuðlar að persónulegri skjalastjórnun með því að samþætta og fínstilla staðsetningu og leiðsögn skjala, aðgangsstýrikerfi, merkjasöfnun, hillupall og birgðakerfi, sjálfsafgreiðslu lántöku og skil skjala, sem og skjalaþjónustustöðvum og öðrum hugbúnaði.

Kostir RFID skjalaskáps í skjalasafni greindrar stjórnun á beitingu skjala endurspeglast aðallega í eftirfarandi þáttum:

1, RFID lesandi með hraðri skönnunargetu, getur borið kennsl á marga RFID-merkiá sama tíma, sem bætir verulega skilvirkni stjórnunar. Fjölmerkjagreining gerir aðgang að upplýsingum inn og út úr skjalasafninu hraðari og skilvirkari.

2, RFID-merki eru lítil, fjölbreytt í lögun, auðvelt að fella inn eða festa við skrá, ekki aðeins er það ekki auðvelt að eyðileggja, heldur einnig að auka öryggi.

3, RFID-merki er hægt að endurnýta og gögnin sem eru geymd í þeim er hægt að uppfæra á kraftmikinn hátt. Í skráastjórnunarverkefninu er RFID-merkið bundið við skjalapokann, jafnvel þótt viðskiptaferlið breytist, getur RFID-merkið einnig breytt upplýsingunum í rauntíma til að aðlagast nýjum þörfum, draga úr innleiðingarkostnaði og ná fram skilvirkari stjórnun.