Sənədlərin idarə edilməsinin yeni rejimi: RFID Ağıllı Faylların İdarə Edilməsi Sistemi

Səmərəli vaxt axtarışında olan insanlar arxiv idarəetmə işini optimallaşdırmaq üçün daim daha qabaqcıl texnologiya və metodlar axtarırlar və RFID texnologiyası meydana çıxdı. RFID texnologiyasına əsaslanan fayl idarəetmə sistemi RFID idarəetmə etiketi və fayl idarəetmə sisteminin birləşməsi vasitəsilə yalnız fayl idarəetməsinin səmərəliliyini effektiv şəkildə artırmaqla yanaşı, idarəetmə prosesini sadələşdirməklə yanaşı, fayl menecerlərinin iş yükünü də əhəmiyyətli dərəcədə azaldır.

Ənənəvi arxiv idarəçiliyinin üzləşdiyi texniki çətinliklər:

1, fayl saxlama qaydasını pozmaq asandır. Əl ilə işləmənin təsadüfiliyi və qaçılmaz səhvlər səbəbindən fayl saxlama qaydası tez-tez xaotik hala gəlir və nəticədə onu tapmaq çətinləşir.

2, fayl yoxlaması və giriş vaxt aparandır. Faylların ölçüsü və müxtəlifliyi artdıqca, müəyyən bir faylı tapmaq və yoxlamaq üçün tez-tez bütün faylları bir-bir yoxlamaq lazımdır, bu da səmərəsizdir.

3, arxivlərin informasiya texnologiyaları səviyyəsi nisbətən aşağıdır. Ənənəvi idarəetmə metodları arxivlərin idarə edilməsində hərtərəfli informasiya texnologiyalarına nail olmaq çətindir, əl ilə qeydlər arxivlərdə vaxtında və dəqiq statistika aparmaqda çətinlik çəkir.

4. Arxiv inventarı səmərəsizdir. Çox sayda fayl qarşısında hərtərəfli inventarlaşdırma demək olar ki, qeyri-mümkün bir işdir, iş yükü böyük və vaxt aparır.

Ənənəvi fayl idarəetmə sistemi üçün RFID texnologiyasının tətbiqi inqilabi dəyişikliklərə səbəb oldu. RFID, yəni radiotezlik identifikasiyası texnologiyası, Əşyaların İnterneti sahəsində mühüm texnologiyalardan biridir. Simsiz siqnalın təmassız avtomatik ötürmə identifikasiyası texnologiyasının köməyi ilə avtomatik identifikasiya, mobil giriş, zaman və məkan məhdudiyyətlərini aşaraq, digər xüsusiyyətləri və üstünlükləri ilə cəmiyyətin bütün sahələrində geniş istifadə olunur. Anten, etiket və oxuyucu, məlumatların ötürülməsi, saxlanması, oxunması və identifikasiyasından məsul olan RFID texnologiyasının üç əsas komponentini təşkil edir.

Ənənəvi barkodla müqayisədə RFID texnologiyası uzun xidmət müddəti, yaxşı təhlükəsizlik performansı, böyük məlumat saxlama, simsiz rabitə oxuma metodu kimi əhəmiyyətli üstünlüklərə malikdir. Bu üstünlüklər RFID texnologiyasının ənənəvi fayl idarəetməsinin təzyiqini effektiv şəkildə azaltmasına imkan verir ki, arxivçi çətin işlərdən xilas olsun. RFID texnologiyasına əsaslanan arxiv ağıllı idarəetmə sistemi, arxiv yerləşdirmə və naviqasiya, giriş nəzarəti sistemi, etiket toplama, rəflər və inventar platforması, özünəxidmət borclanması və arxivlərin qaytarılması, eləcə də arxiv xidməti iş stansiyaları və digər sistem proqram təminatının inteqrasiyası və optimallaşdırılması vasitəsilə fərdiləşdirilmiş arxiv xidməti rejimini təşviq etmək və sürətli və səmərəli arxiv biznesinin idarə edilməsi rejiminə nail olmaq.

Ağıllı idarəetmə arxivlərində RFID fayl kabinetinin üstünlükləri əsasən aşağıdakı aspektlərdə əks olunur:

1, sürətli skan etmə qabiliyyətinə malik RFID oxuyucusu, birdən çoxunu müəyyən edə bilər RFID Etiketeyni zamanda idarəetmə səmərəliliyini əhəmiyyətli dərəcədə artırır. Çoxteqli tanınma arxivlərə giriş və çıxış məlumatlarına daha sürətli və səmərəli şəkildə çıxışı təmin edir.

2, RFID etiketləri kiçik, müxtəlif formalardadır, fayla yerləşdirmək və ya əlavə etmək asandır, yalnız məhv olmaq asan deyil, həm də təhlükəsizliyi artırır.

3, RFID etiketləri təkrar istifadə edilə bilər, içərisində saxlanılan məlumatlar dinamik olaraq yenilənə bilər. Fayl idarəetmə layihəsində RFID etiketi fayl çantasına bağlıdır, hətta iş prosesi dəyişsə belə, RFID etiketi yeni ehtiyaclara uyğunlaşmaq, tətbiq xərclərini azaltmaq və daha səmərəli idarəetməyə nail olmaq üçün məlumatları real vaxt rejimində dəyişdirə bilər.