Novi način upravljanja dokumentima: RFID inteligentni sistem upravljanja datotekama

U potrazi za efikasnijim vremenom, ljudi stalno traže naprednije tehnologije i metode za optimizaciju rada upravljanja arhivom, pa je nastala RFID tehnologija. Sistem upravljanja datotekama zasnovan na RFID tehnologiji, putem kombinacije RFID oznake za upravljanje i sistema upravljanja datotekama, ne samo da efikasno poboljšava efikasnost upravljanja datotekama, pojednostavljuje proces upravljanja, već i značajno smanjuje opterećenje menadžera datoteka.

Tehničke poteškoće s kojima se suočava tradicionalno upravljanje arhivom:

1, redoslijed pohranjivanja datoteka se lako može poremetiti. Zbog slučajnosti ručnog rada i neizbježnih grešaka, redoslijed pohranjivanja datoteka često postaje haotičan, što rezultira teškim pronalaženjem.

2, provjera datoteka i pristup njima oduzimaju mnogo vremena. S povećanjem veličine i raznolikosti datoteka, često je potrebno pregledati sve datoteke jednu po jednu, što je neefikasno da bi se pronašla i provjerila određena datoteka.

3, stepen informacionih tehnologija u arhivima je relativno nizak. Tradicionalnim metodama upravljanja je teško postići sveobuhvatno informaciono upravljanje arhivima, a ručni zapisi otežavaju korištenje arhiva u pravovremene i tačne statistike.

4, arhivski popis je neefikasan. S obzirom na ogroman broj predmeta, sveobuhvatan popis je gotovo nemoguć zadatak, obim posla je ogroman i oduzima mnogo vremena.

Uvođenje RFID tehnologije u tradicionalni sistem upravljanja datotekama donijelo je revolucionarne promjene. RFID, odnosno tehnologija radiofrekventne identifikacije, jedna je od važnih tehnologija u oblasti Interneta stvari. Zahvaljujući bežičnoj tehnologiji beskontaktnog automatskog prijenosa signala, sa svojom automatskom identifikacijom, mobilnim pristupom, izvan ograničenja vremena i prostora i drugim karakteristikama i prednostima, široko se koristi u svim oblastima društva. Antena, oznaka i čitač čine tri osnovne komponente RFID tehnologije, koje su odgovorne za prijenos, pohranjivanje, čitanje i identifikaciju informacija.

U poređenju sa tradicionalnim barkodovima, RFID tehnologija ima značajne prednosti, kao što su dug vijek trajanja, dobre sigurnosne performanse, velika memorija informacija, napredna i brza metoda očitavanja bežičnom komunikacijom. Ove prednosti omogućavaju RFID tehnologiju da efikasno ublaži pritisak tradicionalnog upravljanja datotekama, oslobađajući arhiviste od mukotrpnog rada. RFID tehnologija, zasnovana na inteligentnom sistemu upravljanja arhivom, integracijom i optimizacijom pozicioniranja i navigacije arhive, sistema kontrole pristupa, prikupljanja oznaka, platforme za police i inventuru, samouslužnog pozajmljivanja i vraćanja arhive, kao i radnih stanica za arhivske usluge i drugog sistemskog softvera, promoviše personalizovani način rada arhivskih usluga i postiže brz i efikasan način upravljanja arhivskim poslovanjem.

Prednosti RFID ormara za datoteke u arhivi inteligentnog upravljanja primjenom uglavnom se ogledaju u sljedećim aspektima:

1, RFID čitač sa mogućnošću brzog skeniranja, može identificirati više RFID oznakas istovremeno, čime se značajno poboljšava efikasnost upravljanja. Prepoznavanje više oznaka omogućava brži i efikasniji pristup informacijama iz arhive i van nje.

2, RFID oznake su male, različitih oblika, lako se ugrađuju ili pričvršćuju na datoteku, ne samo da ih nije lako uništiti, već i poboljšavaju sigurnost.

3, RFID oznake se mogu ponovo koristiti, podaci pohranjeni u njima mogu se dinamički ažurirati. U projektu upravljanja datotekama, RFID oznaka je vezana za vrećicu s datotekama, čak i ako se poslovni proces promijeni, RFID oznaka također može mijenjati informacije u stvarnom vremenu kako bi se prilagodila novim potrebama, smanjila troškove implementacije i postigla efikasnije upravljanje.