Новы рэжым кіравання дакументамі: інтэлектуальная сістэма кіравання файламі RFID

У пагоні за эфектыўнасцю часу людзі пастаянна шукаюць больш перадавыя тэхналогіі і метады аптымізацыі працы па кіраванні архівамі, і з'явілася тэхналогія RFID. На аснове тэхналогіі RFID сістэма кіравання файламі з дапамогай RFID-меткі кіравання і сістэмы кіравання файламі не толькі эфектыўна павышае эфектыўнасць кіравання файламі, спрашчае працэс кіравання, але і значна зніжае нагрузку на файлавых менеджараў.

Тэхнічныя цяжкасці, з якімі сутыкаецца традыцыйнае кіраванне архівамі:

1, парадак захоўвання файлаў лёгка парушыць. З-за выпадковасці ручных аперацый і непазбежных памылак парадак захоўвання файлаў часта становіцца хаатычным, у выніку чаго іх пошук абцяжараны.

2, праверка файлаў і доступ да іх займаюць шмат часу. З павелічэннем памеру і разнастайнасці файлаў, каб знайсці і праверыць пэўны файл, часта трэба праглядаць усе файлы па адным, што неэфектыўна.

3, узровень інфармацыйных тэхналогій архіваў адносна нізкі. Традыцыйныя метады кіравання складана дасягнуць комплекснага інфармацыйнага кіравання архівамі, ручныя запісы абцяжарваюць выкарыстанне архіваў для своечасовай і дакладнай статыстыкі.

4, інвентарызацыя архіваў неэфектыўная. З улікам велізарнай колькасці спраў, поўная інвентарызацыя практычна немагчымая, аб'ём працы велізарны і патрабуе шмат часу.

Укараненне тэхналогіі RFID у традыцыйную сістэму кіравання файламі прывяло да рэвалюцыйных змен. RFID, гэта значыць тэхналогія радыёчастотнай ідэнтыфікацыі, з'яўляецца адной з важных тэхналогій у галіне Інтэрнэту рэчаў. Яна шырока выкарыстоўваецца ва ўсіх сферах грамадства з дапамогай бесправадной бескантактавай тэхналогіі аўтаматычнай перадачы сігналаў, якая забяспечвае аўтаматычную ідэнтыфікацыю, мабільны доступ, не мае абмежаванняў часу і прасторы, а таксама мае іншыя характарыстыкі і перавагі. Антэна, метка і счытвальнік складаюць тры асноўныя кампаненты тэхналогіі RFID, якія адказваюць за перадачу, захоўванне, счытванне і ідэнтыфікацыю інфармацыі.

У параўнанні з традыцыйнымі штрых-кодамі, тэхналогія RFID мае значныя перавагі, такія як працяглы тэрмін службы, добрая бяспека, вялікі аб'ём захоўвання інфармацыі, перадавы і хуткі метад бесправаднога счытвання. Гэтыя перавагі дазваляюць тэхналогіі RFID эфектыўна паменшыць нагрузку на традыцыйнае кіраванне файламі, пазбаўляючы архівістаў ад складанай працы. Інтэлектуальная сістэма кіравання архівамі, заснаваная на тэхналогіі RFID, дзякуючы інтэграцыі і аптымізацыі пазіцыянавання і навігацыі па архівах, сістэмы кантролю доступу, збору бірак, платформы паліц і інвентарызацыі, самаабслугоўвання пазыкі і вяртання архіваў, а таксама працоўных станцый архіўнага абслугоўвання і іншага сістэмнага праграмнага забеспячэння, спрыяе персаналізаванаму рэжыму архіўнага абслугоўвання і дасягае хуткага і эфектыўнага рэжыму кіравання архіўным бізнесам.

Перавагі картотэкі RFID у архівах інтэлектуальнага кіравання прымяненнем у асноўным адлюстроўваюцца ў наступных аспектах:

1, RFID-счытвальнік з магчымасцю хуткага сканавання, можа ідэнтыфікаваць некалькі RFID-меткаадначасова, тым самым значна паляпшаючы эфектыўнасць кіравання. Распазнаванне некалькіх тэгаў робіць доступ да інфармацыі з архіваў і з іх больш хуткім і эфектыўным.

2, RFID-меткі маюць невялікія памеры, розныя формы, іх лёгка ўбудоўваць або прымацоўваць да файла, не толькі не лёгка знішчыць, але і павысіць бяспеку.

3, RFID-меткі можна выкарыстоўваць паўторна, дадзеныя, якія захоўваюцца ў іх, можна дынамічна абнаўляць. У праекце кіравання файламі RFID-метка прывязана да файлавай сумкі, нават калі бізнес-працэс змяняецца, RFID-метка таксама можа змяняць інфармацыю ў рэжыме рэальнага часу, каб адаптавацца да новых патрэб, знізіць выдаткі на ўкараненне і дасягнуць больш эфектыўнага кіравання.