O novo modo de xestión de documentos: sistema intelixente de xestión de ficheiros RFID

Na procura de tempos eficientes, a xente busca constantemente tecnoloxía e métodos máis avanzados para optimizar o traballo de xestión de arquivos, e por iso xurdiu a tecnoloxía RFID. Baseado na tecnoloxía RFID, o sistema de xestión de ficheiros a través da combinación de etiquetas de xestión RFID e sistemas de xestión de ficheiros non só mellora eficazmente a eficiencia da xestión de ficheiros e simplifica o proceso de xestión, senón que tamén reduce significativamente a carga de traballo dos xestores de ficheiros.

As dificultades técnicas ás que se enfronta a xestión tradicional de arquivos:

1, a orde de almacenamento de ficheiros é doada de alterar. Debido á aleatoriedade da operación manual e aos erros inevitables, a orde de almacenamento de ficheiros adoita volverse caótica, o que dificulta atopala.

2, a verificación e o acceso a ficheiros require moito tempo. Co aumento do tamaño e a variedade de ficheiros, para atopar e verificar un ficheiro en particular, a miúdo é necesario examinar todos os ficheiros un por un, o que é ineficiente.

3, o grao de tecnoloxía da información dos arquivos é relativamente baixo. Os métodos de xestión tradicionais son difíciles de conseguir unha tecnoloxía da información integral para a xestión de arquivos, e os rexistros manuais son difíciles de usar nos arquivos de forma oportuna e precisa en estatísticas.

4, o inventario dos arquivos é ineficiente. Ante a enorme cantidade de arquivos, un inventario exhaustivo é case unha tarefa imposible, a carga de traballo é enorme e leva moito tempo.

A introdución da tecnoloxía RFID para o sistema tradicional de xestión de ficheiros trouxo cambios revolucionarios. A RFID, é dicir, a tecnoloxía de identificación por radiofrecuencia, é unha das tecnoloxías importantes no campo da Internet das cousas. Coa axuda da tecnoloxía de identificación por transmisión automática sen contacto de sinais sen fíos, coa súa identificación automática, acceso móbil, máis alá das limitacións de tempo e espazo e outras características e vantaxes, úsase amplamente en todos os ámbitos da sociedade. A antena, a etiqueta e o lector constitúen os tres compoñentes principais da tecnoloxía RFID, que son responsables da transmisión, almacenamento, lectura e identificación da información.

En comparación co código de barras tradicional, a tecnoloxía RFID ten vantaxes significativas, como unha longa vida útil, un bo rendemento de seguridade, un gran almacenamento de información e un método de lectura de comunicación sen fíos avanzado e rápido. Estas vantaxes fan que a tecnoloxía RFID poida aliviar eficazmente a presión da xestión de ficheiros tradicional, evitando que o arquivista realice un traballo complicado. Baseado na tecnoloxía RFID, o sistema de xestión intelixente de arquivos, mediante a integración e optimización do posicionamento e a navegación dos arquivos, o sistema de control de acceso, a recollida de etiquetas, a plataforma de estanterías e inventario, o préstamo e a devolución de arquivos de autoservizo, así como as estacións de traballo de servizo de arquivo e outro software do sistema, promove un modo de servizo de arquivo personalizado e consegue un modo de xestión empresarial de arquivos rápido e eficiente.

O armario de arquivo RFID nos arquivos de xestión intelixente da aplicación das vantaxes reflíctese principalmente nos seguintes aspectos:

1, lector RFID con capacidade de dixitalización rápida, pode identificar varios Etiqueta RFIDao mesmo tempo, mellorando así significativamente a eficiencia da xestión. O recoñecemento multietiqueta fai que o acceso á información de entrada e saída dos arquivos sexa máis rápido e eficiente.

2, as etiquetas RFID son pequenas e de formas diversas, fáciles de integrar ou anexar ao ficheiro, non só non son fáciles de destruír, senón que tamén melloran a seguridade.

3, as etiquetas RFID pódense reutilizar e os datos almacenados nelas pódense actualizar dinamicamente. No proxecto de xestión de ficheiros, a etiqueta RFID está ligada á bolsa de ficheiros; mesmo se o proceso empresarial cambia, a etiqueta RFID tamén pode modificar a información en tempo real para adaptarse ás novas necesidades, reducir os custos de implementación e lograr unha xestión máis eficiente.