Novi način upravljanja dokumentima: RFID inteligentni sustav upravljanja datotekama

U potrazi za učinkovitošću, ljudi stalno traže napredniju tehnologiju i metode za optimizaciju rada upravljanja arhivom, pa je nastala RFID tehnologija. Sustav upravljanja datotekama temeljen na RFID tehnologiji, putem kombiniranja RFID oznake za upravljanje i sustava upravljanja datotekama, ne samo da učinkovito poboljšava učinkovitost upravljanja datotekama, pojednostavljuje proces upravljanja, već i značajno smanjuje opterećenje upravitelja datotekama.

Tehničke poteškoće s kojima se suočava tradicionalno upravljanje arhivima:

1, redoslijed pohranjivanja datoteka lako se može poremetiti. Zbog slučajnosti ručnog rada i neizbježnih pogrešaka, redoslijed pohranjivanja datoteka često postaje kaotičan, što rezultira teškim pronalaženjem.

2, provjera datoteka i pristup njima oduzimaju puno vremena. S povećanjem veličine i raznolikosti datoteka, često je potrebno pregledavati sve datoteke jednu po jednu kako bi se pronašla i provjerila određena datoteka, što je neučinkovito.

3, stupanj informacijske tehnologije arhiva je relativno nizak. Tradicionalnim metodama upravljanja teško je postići sveobuhvatno informacijsko upravljanje arhivima, a ručnim zapisima teško je koristiti arhive za pravovremenu i točnu statistiku.

4, arhivski popis je neučinkovit. S obzirom na ogroman broj spisa, sveobuhvatan popis je gotovo nemoguć zadatak, opterećenje je ogromno i oduzima puno vremena.

Uvođenje RFID tehnologije u tradicionalni sustav upravljanja datotekama donijelo je revolucionarne promjene. RFID, odnosno tehnologija radiofrekvencijske identifikacije, jedna je od važnih tehnologija u području Interneta stvari. Uz pomoć bežične tehnologije beskontaktnog automatskog prijenosa signala, s automatskom identifikacijom, mobilnim pristupom, izvan ograničenja vremena i prostora te drugim karakteristikama i prednostima, široko se koristi u svim područjima društva. Antena, oznaka i čitač čine tri ključne komponente RFID tehnologije, koje su odgovorne za prijenos, pohranu, čitanje i identifikaciju informacija.

U usporedbi s tradicionalnim barkodovima, RFID tehnologija ima značajne prednosti, kao što su dugi vijek trajanja, dobre sigurnosne performanse, velika pohrana informacija te napredna i brza metoda čitanja bežične komunikacije. Ove prednosti omogućuju RFID tehnologiju učinkovito ublažavanje pritiska tradicionalnog upravljanja datotekama, oslobađajući arhivista od napornog rada. Inteligentni sustav upravljanja arhivom, temeljen na RFID tehnologiji, integracijom i optimizacijom pozicioniranja i navigacije arhivom, sustava kontrole pristupa, prikupljanja oznaka, platforme za police i inventuru, samouslužnog posuđivanja i vraćanja arhivske građe, kao i radnih stanica za arhivske usluge i drugog sistemskog softvera, potiče personalizirani način rada arhivske usluge i postiže brz i učinkovit način upravljanja arhivskim poslovanjem.

Prednosti RFID ormara za datoteke u arhivima inteligentnog upravljanja primjenom uglavnom se ogledaju u sljedećim aspektima:

1, RFID čitač s brzim skeniranjem, može identificirati više RFID oznakas istovremeno, čime se značajno poboljšava učinkovitost upravljanja. Prepoznavanje više oznaka omogućuje brži i učinkovitiji pristup informacijama iz arhive i izvan nje.

2, RFID oznake su male, različitih oblika, lako se ugrađuju ili pričvršćuju na datoteku, ne samo da ih nije lako uništiti, već i poboljšavaju sigurnost.

3, RFID oznake mogu se ponovno koristiti, podaci pohranjeni u njima mogu se dinamički ažurirati. U projektu upravljanja datotekama, RFID oznaka je vezana za vrećicu s datotekama, čak i ako se poslovni proces promijeni, RFID oznaka također može mijenjati informacije u stvarnom vremenu kako bi se prilagodila novim potrebama, smanjila troškove implementacije i postigla učinkovitije upravljanje.